Мы всегда обращаемся в "Простір подій". У них самые лучшие варианты для аренды конференц-залов в Харькове
https://prostirpodiy.com/kharkov/lp-konferents-zal/ Через сайт можно подобрать нужное помещение и забронировать его, что очень удобно. Посмотрите, может и вам эта компания присмотрится.